Que doit contenir une fiche technique coloration ?

La date, la prestation, les produits avec leur référence et leur nuance, l'oxydant, les proportions, le temps de pose, la personne qui a réalisé la couleur et une remarque neutre sur le résultat.

Peut-on noter une allergie sur la fiche cliente ?

C'est une donnée de santé. La CNIL indique qu'elle ne peut être traitée qu'avec le consentement exprès de la personne ; sans ce consentement, gardez une mention neutre et vérifiez avec la CNIL ou votre conseil.

L'assistant peut-il choisir la formule d'une couleur ?

Non. Il retrouve la dernière formule notée et la notice du produit. Le diagnostic et le choix restent au coloriste.

Fiche technique coloration : la tenir et la retrouver

La fiche technique coloration d'une cliente est la trace écrite de chaque couleur faite au salon : date, produits, nuances, oxydant, proportions, temps de pose et résultat. Elle permet de refaire la même couleur, ou de la corriger, même si la coloriste habituelle est absente. Un assistant d'équipe la retrouve en quelques secondes et la met à côté de la notice du produit utilisé.

Deux documents qui portent le même nom

Dans un salon, « fiche technique » désigne deux choses :

Document	Qui l'écrit	À quoi il sert
Fiche technique de la cliente	le salon, à chaque prestation	refaire ou corriger une couleur, suivre l'historique
Fiche technique et notice du produit	le fabricant	connaître le mode d'emploi, les mélanges, les temps de pose et les précautions d'emploi

L'assistant a besoin des deux. La fiche cliente dit ce qui a été fait ; la notice dit comment le produit s'emploie. En cas de doute, c'est la notice du fabricant qui fait foi, pas l'assistant.

Ce que contient une fiche cliente utile

Date de la prestation.
Prestation : couleur racines, couleur complète, mèches, balayage, patine, décoloration.
Produits : marque, gamme, référence, nuance exacte. Écrivez la référence telle qu'elle figure sur le tube.
Oxydant et proportions du mélange.
Temps de pose réellement appliqué.
Zones : racines, longueurs, pointes.
Réalisé par : prénom de la coloriste.
Résultat, en termes neutres : « reflet plus chaud que prévu, patine conseillée au prochain rendez-vous ».
Prochaine étape prévue, s'il y en a une.

Une fiche sans référence de produit ni proportions ne permet pas de refaire la couleur. C'est le premier point à vérifier.

Ce qu'on n'écrit pas sur la fiche

La CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés), dans sa page sur les zones « bloc-notes » et commentaires, demande des informations neutres, factuelles et objectives. Elle écarte les appréciations subjectives ou insultantes et rappelle que la personne peut demander à lire les commentaires la concernant.

Pour un salon, la difficulté vient de la santé : réaction à une couleur, sensibilité du cuir chevelu, grossesse. Ce sont des données de santé, donc des données sensibles. La CNIL indique qu'elles ne peuvent être collectées qu'avec un consentement exprès, et seulement si elles sont pertinentes. En pratique :

n'écrivez pas de diagnostic ni de nom de maladie ;
si la cliente vous demande de noter une précaution, recueillez son accord écrit et vérifiez avec votre conseil ou la CNIL la manière de le faire ;
ne laissez pas ces informations dans une zone libre que tout le monde lit.

Le détail des règles est sur fiches clients et RGPD.

Comment l'assistant s'en sert

Par exemple, un samedi, une cliente habituelle arrive et sa coloriste est en congé. La collègue demande : « Quelle couleur avons-nous faite à cette cliente la dernière fois ? » L'assistant, relié au fichier des fiches, répond avec la dernière fiche : date, nuance, oxydant, temps de pose, remarque. Il ajoute le lien vers la notice du produit indiqué. La coloriste regarde les cheveux et décide.

Ce que l'assistant ne fait pas :

proposer une formule nouvelle ou une correction ;
interpréter une précaution d'emploi : il cite la notice telle qu'elle est écrite ;
répondre à une question de santé de la cliente.

Organiser les notices des produits

Les notices se perdent : un carton jeté, une version remplacée. Pour qu'un assistant les cite correctement :

gardez une notice par produit utilisé au salon, en fichier, avec la date à laquelle vous l'avez récupérée ;
remplacez-la quand le fabricant change la formule ou l'emballage ;
nommez les fichiers avec la marque, la gamme et la référence, comme sur la fiche cliente ;
retirez de la base les produits que vous n'utilisez plus.

La couleur, aussi un sujet pour l'équipe

L'INRS (Institut national de recherche et de sécurité) rappelle que colorations, décolorations, permanentes et défrisages sont des produits chimiques pour les coiffeurs eux-mêmes, et que les allergies cutanées sont la deuxième cause de maladie professionnelle dans le métier. Les mesures de protection de l'équipe relèvent de l'évaluation des risques du salon : voir le document unique en salon de coiffure.

Combien de temps garder les fiches

Le référentiel de la CNIL sur la gestion commerciale prévoit de conserver les données pendant la relation commerciale, puis trois ans après sa fin pour la prospection. Une cliente qui ne vient plus depuis plusieurs années n'a pas vocation à rester indéfiniment dans le fichier.