Quel est le premier document à préparer ?

La carte complète des prestations, avec prix TTC et durées planifiées. Elle répond à la majorité des questions des clients et elle est déjà obligatoire en salon de coiffure.

Faut-il donner les fiches clientes à l'assistant du site ?

Non. L'assistant ouvert au public répond à partir de documents publics. Les fiches clientes ne servent qu'à un assistant interne, réservé à l'équipe.

Comment savoir si l'assistant est prêt ?

Posez-lui vingt vraies questions de clients et de l'équipe, et vérifiez que chaque réponse correspond à un document du salon.

Assistant IA pour salon ou institut : par où commencer

Pour mettre en place un assistant dans un salon de coiffure ou un institut de beauté, commencez par les documents, pas par l'outil. Rassemblez la carte des prestations avec prix et durées, vos conditions de rendez-vous, les infos pratiques et les consignes de l'équipe ; décidez ensuite si l'assistant sert les clients sur le site, l'équipe en interne, ou les deux.

Étape 1 : choisir à qui il répond

	Assistant du site	Assistant de l'équipe
Qui pose les questions	clients et futurs clients	coiffeurs, esthéticiennes, apprentis
Questions types	prix, durées, prestations, annulation, accès	formule d'une couleur, notice d'un produit, procédure, convention collective
Documents	publics uniquement	publics et internes
Données clientes	jamais	seulement si nécessaire, avec accès limité

Beaucoup de salons commencent par le site, parce que les questions des clients sont les plus répétitives.

Étape 2 : rassembler les documents

Pour les clients

La carte complète des prestations, prix toutes taxes comprises (TTC), durées planifiées, suppléments et contenu des forfaits. En coiffure, l'arrêté du 27/03/1987 impose déjà une carte complète à la caisse : c'est la même. Voir l'affichage des prix.
Les conditions de rendez-vous : délai d'annulation, retard, arrhes ou acompte. Voir la politique d'annulation.
Les infos pratiques : horaires par jour, fermetures, accès, stationnement, accessibilité, enfants.
La liste des prestations proposées et non proposées, et qui les réalise.
La liste des produits vendus, avec prix.
Les consignes avant rendez-vous : cheveux lavés ou non, durée d'un premier rendez-vous couleur, préparation à une épilation.

Pour l'équipe

Les notices et fiches techniques des produits utilisés, datées.
Les fiches techniques des clientes, une fois relues (voir la fiche technique coloration).
Le document unique et les consignes de poste (voir le document unique en salon).
Le livret d'accueil et la liste des gestes par étape pour les apprentis (voir former un apprenti).
La convention collective applicable, version datée (voir coiffure ou esthétique).
Si vous pratiquez l'épilation à la lumière pulsée : la notice de l'appareil, le modèle de fiche d'information et les attestations de formation (voir la réglementation).

Étape 3 : nettoyer avant de donner

Une seule version par document, la plus récente, avec sa date.
Les anciennes cartes de prix retirées.
Les zones de commentaires des fiches relues : la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) demande des informations neutres, factuelles et objectives.
Aucune donnée de santé dans les documents publics.

Étape 4 : écrire les consignes de l'assistant

Quelques phrases suffisent :

« Tu réponds uniquement à partir des documents du salon. »
« Tu ne confirmes aucun rendez-vous : tu transmets la demande. »
« Tu ne réponds à aucune question de santé : tu invites à contacter le salon. »
« Tu ne promets pas de résultat de couleur ou de soin. »
« Quand tu ne sais pas, tu le dis et tu donnes le numéro du salon. »

Les conseils de la CNIL sur les chatbots recommandent aussi un message, avant toute utilisation, invitant à ne pas communiquer de données sensibles.

Étape 5 : tester avec de vraies questions

Notez pendant deux semaines les questions posées au téléphone, sur la messagerie et au comptoir. Prenez-en vingt, par exemple :

« Combien pour une couleur racines sur cheveux mi-longs ? »
« Le barbier est là le samedi ? »
« Je peux annuler la veille ? »
« Vous faites la pose de capsules ? »
« C'est quoi la différence entre le forfait couleur et la couleur seule ? »

Pour chaque réponse, vérifiez qu'elle correspond à un document. Une réponse juste mais introuvable dans vos documents est un signal d'alerte.

Étape 6 : choisir l'outil

Plusieurs solutions existent. À titre d'exemple, la page des fonctions d'ALMA, plateforme éditée par IArche, décrit l'envoi de fichiers PDF, DOCX, TXT ou CSV ou la lecture du site, des citations des sources, un widget à intégrer en une ligne de code, des réponses dans la langue du visiteur, des formulaires avant la discussion, l'historique des conversations et le partage avec l'équipe selon des rôles. L'essai porte sur trois jours, pour un premier abonnement, et la carte bancaire est demandée. Le branchement à votre outil d'agenda et le traitement des données sont à vérifier avec IArche avant de vous engager.

Étape 7 : faire vivre la base

À chaque changement de tarif, de planning ou de produit, mettez à jour le document le même jour. Relisez chaque mois les conversations où l'assistant n'a pas su répondre : elles indiquent le prochain document à écrire.